Zeiterfassung für kleine Gastronomiebetriebe mit Aushilfen

Stempeln per QR-Code am Tresen, Pausen automatisch geprüft, Export für Lohnbüro und Kontrolle.

Typ: SaaS
Branche: Gastronomie
Land: DE
Aufwand: mittel
Start mit: 5.000–20.000 €
Belege: 4

Das Problem

In der Gastronomie arbeiten viele Minijobber und Aushilfen in wechselnden Schichten. Stundenzettel auf Papier sind fehleranfällig und streitanfällig; Beschäftigte berichten von nachträglich geänderten oder geschönten Zetteln. Allgemeine HR-Suiten sind für Betriebe mit fünf bis 20 Leuten zu umfangreich.

Die Lösung

Minimalistische Zeiterfassung: QR-Code oder Tablet am Tresen, Erfassung von Beginn, Ende und Pausen am selben Tag, Warnungen bei Ruhezeit- und Pausenverstößen, Minijob-Grenzwarnung, unveränderbares Änderungsprotokoll, Export für Lohnbüro (DATEV-Format) und Kontroll-Ansicht für den Zoll.

Warum jetzt

Die Erfassungspflicht besteht seit dem BAG-Beschluss von 2022; ein Entwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes mit elektronischer Erfassung als Regelfall ist in Abstimmung. Mit dem dauerhaft reduzierten Umsatzsteuersatz auf Speisen seit 2026 kalkulieren Betriebe neu und prüfen ihre Personalkosten genauer.

Warum DACH

Mindestlohn-Dokumentation, Minijob-Regeln, BAG-Rechtsprechung und DATEV-Lohnexport sind deutsch. US-Schichtplaner kennen weder Minijob-Grenzen noch die Kontrollpraxis des Zolls.

Zielgruppe

Inhabergeführte Restaurants, Cafés, Bars und Imbisse mit 5 bis 30 Beschäftigten, viele davon Aushilfen.

Belege 4

#01AMT
Neue PflichtPresse/Behörde · DE
Arbeitszeiterfassung: Pflicht und BMAS-Entwurf
Anbieterbeitrag zum Reformvorhaben: elektronische Erfassung als Regelfall, Übergangsfristen für kleine Unternehmen, taggleiche Aufzeichnung. Quelle kommerziell, amtlicher Stand offen.
#02GTF
Frustgutefrage.net · DE
Stundenzettel, die nicht der Realität entsprachen
Beschäftigter fragt, wie er sich gegen Stundenzettel wehren kann, die er nicht wahrheitsgemäß ausfüllen durfte. Zeigt das Konfliktpotenzial papierbasierter Erfassung.
#03GTF
Frustgutefrage.net · DE
Stundenabrechnung Gastronomie
Frage zur Abrechnung von Stunden in der Gastronomie; Antworten verweisen auf die schriftliche Erfassung inklusive Pausen und Mindestlohnregeln.
#04AMT
NachfragePresse/Behörde · DE
7 % Mehrwertsteuer in der Gastronomie: Was ist jetzt zu tun?
Branchenportal zur dauerhaften Senkung der Umsatzsteuer auf Speisen ab 2026 und zu den Folgen für Kalkulation und Kassen.

Geschäftsmodell

Monatspreis pro Betrieb bis zu einer Mitarbeiterzahl, Aufpreis darüber

Abo
Hardware-Set (Tablet-Halter, QR-Aufsteller)
Partnerprovision Lohnbüros

Erste Kunden

Kassenhändler: Bündelung mit Kassensystem-Installationen
DEHOGA-Kreisverbände: Vorträge zu Aufzeichnungspflichten
Lohnbüros und Steuerkanzleien: Kanzleien bekommen saubere Stunden-Exporte

MVP in 6 Wochen

QR-Stempeln per Smartphone
Pausenregeln
Monatsübersicht pro Person
Änderungsprotokoll
CSV/DATEV-Export

Stack: React Native oder PWA, Supabase, Hosting in der EU

Wettbewerb

Papershift: Schichtplanung und Zeiterfassung, auch für Gastronomie
Factorial: HR-Suite mit Zeiterfassung, eher breiter Funktionsumfang
Personio: HR-Software für den Mittelstand, für Kleinstbetriebe überdimensioniert
Kassensysteme mit Stempelfunktion: Oft rudimentär, ohne Pausenprüfung

Recht

Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten erfassen (BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21); die Form ist derzeit frei. Ein Reformentwurf mit elektronischer Erfassung als Regelfall und möglichen Ausnahmen für Kleinbetriebe ist laut Quellen in Abstimmung, Stand nicht amtlich bestätigt. Aufzeichnungspflichten nach Mindestlohngesetz gelten u. a. für Minijobs und die Gastronomie. Speisen in der Gastronomie unterliegen seit 1.1.2026 dauerhaft 7 % USt.

Risiken

Ausnahme für Kleinbetriebe im Gesetz würde Druck senken
Starke Konkurrenz durch Schichtplaner
Geringe Zahlungsbereitschaft in der Gastronomie

Umsetzung · Pro

Geschäftsmodell, Kanäle für die ersten Kunden, MVP-Plan, Wettbewerb, Recht und Risiken.

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